一、打制订舱单
  1.订舱单用下货纸根据货主提供的委托单制作。需要填制的项目有:shipper、consignee、notify、por、marks&nos、quantity、 des criptionofgoods、grossweightinkilos、measurement、total。
  2.打制完上述内容后,注明运输条款。在订舱单的右上角打上代理人的电话、传真,并加盖代理人方章,送至配载的 船公司 。
  二、收到货主正式单据后进行审单
  1. 单证必须齐全。
  货主必须提供的单据有:合同副本(售货确认书、形式发票)、正本装箱单至少一份、正本发票至少一份、正本出口收汇 核销 单,出口货物如需 海关 监管条件还必须提供相应证件。
  2.如果货主提供的单据已缮制好,可以从以下方面审核:
  a、合同、委托与装箱单、发票上显示的尺码、重量是否一致。
  b、合同、委托与装箱单、发票上显示的金额以及币种是否一致(合同金额不小于发票金额)。
  c、合同、委托与装箱单、发票上显示的发票号是否一致。
  d、合同、委托与装箱单、发票上显示的合同号是否一致。
  e、正本单据不许有任何涂改。
  f、合同不能是手写,否则用打字机重新缮制。
  3.如果货主提供的单据空白,可按下列项目缮制:
  a、装箱单主要填制的内容为麦头、发票号码、合同号、装货港、卸货港、品名、规格、数量、毛重、净重。
  b、发票主要填制的内容为唛头、合同号、发票号、装货港、卸货港、货物描述、数量、单价、总价。
  三、转报关单据
  接到 船公司 集港通知后,取回下货纸。在集港前一天下午3时前,电话同港务局货运科做集港计划,制下货小条(一式三联)。
        a、转至 报关 行的单据有,装箱单、发票、合同、委托 报关 协议、 报关单 、下货纸、联系单(一式两联)、 海关 监管条件涉及的证件,上述单据各1份。
  b、编号为1、2、3的单据必须由货主提供。
  c、委托报关协议(副本也可以),用规定格式加盖出口单位公章,填上相应内容。
  d、下货纸。在前述订舱单的基础上,在相应的位置补充船名、航次、 提单 号,货物描述需用中文加以标识,报关只需提供装货单收货单留底联,每一联的右上角都应加盖代理人方章。下货纸装货单应盖有该条船船代的签章。
  e、联系单。联系单是代理人与报关行联系的单据,上面列明代理人转给报关行何种单据及份数,将单据转至报关行前,应填好一式两联的联系单,单据转至报关行后,其中一联应有报关行相关人员的签字,以备存档。
  f、合同、装箱单、发票、 报关单 、许可证、 商检 证转至报关行前应有留底。
  四、确认 提单
  a、缮制 提单 前应注意货主有无特殊要求,一般情况下,货主都会在委托中注明。
  b、如要求在提单中显示"shippedonboard"签单时,应注意上、下签章(其中之一应签在shippedonboard旁边)。
  c、如果涉及倒签、预借,应事先与 船公司 确认好是否能接受,如果可以接受,应填制好保函传真给货主,让其加盖公章,返回后再由代理人提供给相关船公司。

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